Cómo ser un anfitrión de primera clase

 

Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar. Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles.

 

•	Si las Relaciones Públicas podrían definirse como “el arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”, en un evento absolutamente todo comunica.
•	El amplio abanico de detalles en juego es lo que entraña la complejidad del asunto.
•	Los elementos clave a cuidar son una buena razón para organizar un evento, un anfitrión y unos invitados, por definición, un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva.
•	En los matices está lo esencial de cada uno de los elementos clave, como sucede con la mayoría de los trabajos que emprendemos.
•	Podemos crear la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.

 

1º Debemos definirir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.

2º Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.

3º Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.

4º Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.

5º Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.

6º Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.

7º Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

8º Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

9º Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.

10º Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.

11º Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo.

12º Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.

13º El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.

14º Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

 

En cualquier tipo de evento, los invitados o asistentes se dispondrán de alguna forma y en algún lugar determinado para que exista cierto “orden”, los organizadores junto con el cliente deberán decidir cuál es el más adecuado y resolverán si se numerarán las ubicaciones o no (esto depende del evento). A continuación, les comentamos los tipos de mesas que generalmente ofrecen los salones o los hoteles y las formas de armado. 

Mesas:

Cuadradas: En general se utilizan como mesas de apoyo o esquineras, o como el sustento en la decoración de un evento. Se utilizan en coffee breaks o restaurantes.

Rectangulares: Son mesas imperiales y se utilizan para banquetes, buffet o mesas de estrado.

Redondas: Son mesas muy integradoras que sirven para todo tipo de eventos, como ser fiestas, casamientos, ruedas de negocio o comidas formales.

Ovaladas: Son mesas integradoras que sirven para reuniones empresariales o de trabajo. Son las menos comunes, ya que no todos los espacios las ofrecen. 

Armados:
Auditorio o teatro: Es ideal para las conferencias o para eventos en el que se necesite captar la atención de todo el público presente. Se ubica un escenario o tarima y luego, hileras de sillas mirando hacia ese frente.

 

Aula o escuela: Es muy similar al auditorio, pero incluyen cómodas mesas, a fin de poder tomar notas. Este armado es ideal para jornadas de capacitación o algún curso.

 

Banquete con mesas redondas: Este armado se utiliza para comidas formales, pueden ser en el marco de un casamiento, un cumpleaños de 15 o una cena de apertura o cierre.

 

Cocktail:Se deja el espacio vacío para que la gente circule libremente. Sólo hay mesas de apoyo para que los invitados dejen sus copas y mesas de buffete y barras de bebidas si se contrata este servicio además del bandejeo.

 

Imperial o de estrado: Este armado puede utilizarse tanto para comidas, o reuniones de negocios con una reducida cantidad de partipantes. También se utiliza como estrado por ejemplo para un panel en una conferencia, o para la ceremonia de apertura de un congreso. Se destaca la ubicación de las autoridades, personalidades o conferencistas.

 

Armado mesas en U: Sólo se utilizan las bandas externas. Puede utilizarse para una comida formal o para una conferencia o presentación, ideal para las que se utilizan proyecciones. Generalmente, se ubican en la parte central las autoridades.

 

 

Armado mesas en Peine: Es ideal para banquetes. Se ubica una mesa central con tres perpendiculares. Es un armado poco integrador.

 

 

Armado mesas en T: Como el armado en U, sólo se ocupan las bandas externas y las autoridades se ubican en el centro.

Hoy en día, este armado tiene poco uso.

 

 

El protocolo es un conjunto de normas legales acerca de costumbres y tradiciones que se utilizan en un lugar determinado y son aceptadas como un instrumento para regular las relaciones internacionales. En actos oficiales, disponen la ordenación (de personas o símbolos) y fijan las precedencias.

 

El ceremonial es un conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Es la forma de realizar un acto o ceremonia. Está basado en costumbres o tendencias.

 

En algunos tipos de eventos - sociales o empresariales - estas normas o formalidades son muy utilizadas.

 

A continuación, les presentamos algunas reglas a tener en cuenta cuando nos enfrentamos ante estas necesidades.

 

 

 

Existen distintas reglas para ordenar personas o símbolos (por ejemplo las banderas) en algún evento:

 

Regla del centro métrico: La persona con mayor jerarquía se ubica al centro. A partir de ella se ubica el resto alternando con la derecha y la izquierda, comenzando por la derecha. Esto se utiliza en el caso de que la cantidad de personas a ordenar sea impar*.

 

Regla de la derecha: Partiendo del centro, el orden de jerarquías comenzará por la derecha y se irán ubicando hacia la izquierda de esta persona o símbolo.

 

Regla de la proximidad: Como las personas o símbolos se van alternando, los que quedan más "próximas al centro" serán los de mayor jerarquía.

 

*En caso de que la cantidad de personas o símbolos sea par, se ordenarán por importancia de derecha a izquierda y no se parte desde el centro.

 

¿Cómo determinamos la jerarquía de las personas o símbolos que participarán en este ordenamiento?

 

Hay dos posibilidades:

 

Por Presidencia: Puede ser unipersonal o compartida. Puede estar dada por ser el anfitrión del evento, el comité organizador o quien ellos decidan que ocupará el "lugar de honor" o el "homenajeado" en un determinado acto.

 

Por precedencia: Es el ordenamiento por los méritos de las personas o los símbolos. Puede darse según el decreto 2072/93 (que indica la jerarquización de niveles de poder y de honores) o por cortesía (por la preeminencia social, si participan damas y caballeros).

 

Otras reglas a tener en cuenta, que pueden incluirse en la organización de un determinado evento, son:

 

Regla del orden lineal: Cuando las personas se desplazan una detrás de otra. La ubicación se dispondrá según la jerarquía, situándose primero la de mayor jerarquía. Las excepciones a esta regla se dan en los ámbitos académico y religioso (que es al revés).

 

Regla del orden lateral: Cuando las personas se ubican una al lado de otra (quitas o en movimiento) si el número total es impar se ubica en el centro la de mayor jerarquía y se alternan el resto a la derecha y luego a la izquierda), si el número total es par, se ubican comenzando la de mayor jerarquía a la derecha y hacia la izquierda se ubica el resto también, en orden de jerarquía.

 

Regla del orden alfabético: Esta regla se utiliza cuando hay que ordenar personas o símbolos según el país, ya que existe una regla de igualdad jurídica entre los Estados (Según la Convención de Viena). También, se puede usar para ordenar por apellido o por institución (en caso de igualdad de jerarquías, por ejemplo para la entrega de diplomas de egresados)

 

Regla del orden numérico o de la antigüedad: Se utiliza en las Instituciones, y se determina la jerarquía por la fecha de creación

 

Regla de la analogía: En caso de jerarquías de igual rango, se determina por la fecha de nombramiento (por ejemplo en el ámbito diplomático).